现成软件比较便宜，直到你开始扭曲自己的业务流程去配合它。判断关键在于：你要自动化的流程，是让你有竞争力的核心，还是同业每家公司都用一样方式在做的事。
每家企业都会走到试算表不再够用的那一天。接下来的问题是：要买现成的，还是做一套专属的？
两种答案在不同情况下都是对的，而选错的代价，往往要一年后才看得出来。
决定答案的那个问题
你要自动化的流程，是让你有竞争力的那件事，还是同业每家公司做法都大同小异的事？
薪资、会计和电子邮件都是已经被解决的问题。成千上万家公司需要的东西一模一样，所以买现成的几乎总是对的——早有人花了好几年打磨那套软件，再把成本分摊给大量客户。
但你的业务赖以运作的流程——怎么报价、怎么调度、怎么追踪案件、怎么定价——往往正是客户选择你的原因。把它硬塞进通用工具，等于放弃了让它成功的关键。
现成软件悄悄多花的钱
订阅费是看得见的价格，隐藏成本会在之后才出现。
你开始改变做事方式，去配合软件的预期。一开始只是小妥协，接着就有人在旁边另外维护一份试算表，「因为系统做不到」。不到一年，你既在付软件的钱，又在软件之外做人工作业。
再来是集成的代价。大多数企业最后都会有好几套彼此不相通的工具，然后有人整个礼拜都在它们之间拷贝数据。做决定时，这个人的时间很少被算进比较里。
还有按人数计价会惩罚成长。五个人用很便宜的工具，五十个人用可能就很贵——而到那时要换掉它真的很难，因为你的数据全都在里面。
定制系统悄悄多花的钱
定制软件也没有免费的午餐。
它的前期费用比较高，而且要等比较久才能开始使用。现成软件今天下午就能用，定制软件则要几个月后才能上线。
它也需要有人负责。软件不会停在原地——浏览器会改版、安全性修补会推出、员工会想要新功能。如果没有人负责，定制系统会慢慢腐化，变成大家都在抱怨的东西。
而去重新打造一个市面上早就有现成产品的东西，纯粹是浪费钱。定制一张请假单不会带来任何优势。
通常行得通的做法
大多数企业最好的做法是混合：通用的部分用买的，真正属于你的部分自己做。
会计用买的，电子邮件和文件保存也用买的。至于反映你实际运作方式的运营核心，就自己打造——再把两边串接起来，让数据自动流通，不需要有人重新输入。
这样能让定制的范围保持精简，费用负担得起、也方便维护，同时保住让你与众不同的那套流程。
你已经不适合现成软件的迹象
留意以下这些状况：
- 有人为了绕过系统的限制，另外维护一份试算表
- 你为了开通一个用得到的功能，得付钱买一堆用不到的功能
- 员工每周都要手动在两套工具之间拷贝数据
- 你曾经只因为软件坚持，而改变了某个流程
- 团队一加人，授权费就跳到让人不舒服的程度
出现一项很正常。出现三项以上，通常代表这些变通方法已经悄悄比真正解决问题还要贵。
无论选哪一边，先做这件事
把今天实际运作的流程写下来——不是整齐漂亮的版本，而是包含例外状况、还有「除非是急件」这类情况的真实版本。这些例外正是通用软件会出问题的地方，也是在花任何一毛钱之前最便宜就能发现的事。
如果写下来的流程跟大家都一样，就用买的。如果跟谁都不一样，那份差异多半值得好好保护。
